Secretaria Executiva: A ponte entre os compromissos e a diretoria da ACIG

Organizando reuniões, repassando informações e lembrando dos eventos. 

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A secretaria executiva, é responsável por organizar as reuniões semanais da Diretoria Executiva, IntegrAcig, Jantar do Empresário, locações de sala, compras de material de expediente, copa e coffee break para eventos. Além disso, fica responsável também pela coordenação dos trabalhos da equipe de serviços gerais, gerencia contratos, ou seja, fica atenta aos prazos de renovações.

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A secretária executiva, Marileia Lisenko, é a referência para os compromissos do presidente, diretoria e conselho deliberativo da entidade. Até ela chegam convites e informações que precisam ser repassadas aos diretores. E para organizar toda essa demanda, são separados os assuntos em agendas distintas.  "Faço a agenda física, tenho uma só da diretoria e outra do conselho deliberativo. Anoto tudo e tenho agenda no celular, sistema, quanto mais informação melhor. A primeira coisa que faço quando chego na ACIG é olhar as agendas para ver o que tem no dia e no fim do dia a mesma coisa para avisar os compromissos do dia seguinte", afirmou.

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Ferramentas de comunicação corporativa

• WhatsApp;
• E-mail;
• Agenda on-line.

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Dicas

Marileia conta que escreve comunicados com textos diretos, objetivos e claros para obter uma resposta mais ágil. Disse ainda que organiza uma agenda estabelecendo assuntos com prioridade, definindo metas de horários e conclusão das tarefas do dia. Utiliza um grupo com o próprio número no WhatsApp para lembrar de compromissos.

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Locação de Salas

• O auditório grande Manoel Lacerda Vieira tem capacidade para 100 pessoas;
• O auditório Agrária pequeno tem capacidade para 60 pessoas;
• A sala Repinho tem capacidade para 26 pessoas;
• A sala da Presidência tem capacidade para oito pessoas.

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Todas as salas são equipadas com multimídia. Os dois auditórios contam com ar-condicionado. Elas podem ser locadas por empresários associados ou não e pessoas físicas que realizem eventos com interesses comerciais.